Granskning visar brister i rutiner och dokumentation för fiberutbyggnaden

1 juni 2018

Det finns brister i hur Mora, Orsa och Älvdalens kommuner har följt gällande ramavtal kring utbyggnaden av fiber. Det visar den externa granskning som de tre kommunerna har låtit göra.

De tre kommunerna Mora, Orsa och Älvdalen genomför utbyggnaden av fiber som ett gemensamt projekt i kommunerna med en gemensam upphandling.

I februari 2018 gav de tre kommuncheferna i uppdrag åt revisionsbyrån PWC att utreda hur kommunerna följt ett upphandlat ramavtal för utbyggnad av fiber. Detta efter att media granskat kommunernas fakturor mot gällande avtal. PWC fick i uppdrag att titta på interna rutiner kring fakturakontroll och avtalsuppföljning.  PWC fick också i uppdrag att rekommendera eventuella åtgärder till förbättring. 

PWC konstaterar bland annat att material för fiberbyggnaden har tillkommit och att arbetsmoment har ändrats, samt att priserna för material har ändrats. Dessa ändringar bedöms som väsentliga och strider mot kravet på att behandla alla tänkbara lika. En förnyad konkurrensutsättning borde därför ha gjorts. Dessutom är dokumentationen av dessa förändringar bristfälliga.

Dock, konstaterar PWC, att överenskommelsen om de ändrade priserna för material, var ekonomiskt rimlig för kommunerna.

PWC menar vidare att resor på fakturor felaktigt har godkänts i Mora och Orsa. Det skulle ha ingått i den ursprungliga upphandlingen. Också där ska dokumentationen ha varit bristfällig. 

Granskarna menar att de interna rutinerna har varit bristfälliga på en rad punkter och det gäller i samtliga tre kommuner. Ändringar i avtal skulle ha gjorts av upphandlingsenheten och inte den tekniska förvaltningen.

Fakturor saknar uppgifter om vilket avtal som de gäller, vilket försvårar kontrollen av fakturorna. Det har varit bristfällig dokumentation av avtalsändringarna, vilket också försvårat kontrollen av fakturorna.

- Vår uppfattning är att den enskilda fastighetsägaren som installerat fiber har fått en bättre produkt än vad de gamla avtalen angav utan att få ökade avgifter. Vissa material och produkter som skulle användas enligt avtalet slutade att tillverkas. Verksamheterna tog beslut om att använda nya produkter som var något dyrare men som man ansåg var mer kvalitativa och hållbara än de som inte längre tillverkades, säger kommundirektör Peter Karlsson i Mora kommun.

I Mora har stadsnätsansvarig under avtalsperioden deltagit i en jubileumsmiddag hos leverantören i ramavtalet, samt besökt ett sportevenemang där samma leverantör var sponsor. PWC bedömer att det inte kan uteslutas att tjänstemannens agerande kan ha påverkat hans oberoende. 

– Vi tar rapporten på stort allvar och tycker det är bra att genomlysningen har gjorts så att vi kan förbättra våra interna rutiner, säger kommundirektör Peter Karlsson i Mora kommun. Det har skett en del fel i formalia.

PWC rekommenderar nu ett antal åtgärder för att kommunerna ska förbättra upphandlings- och avtalshanteringen, samt den interna fakturahanteringen i framtiden. 

Eftersom kommunerna har en gemensam upphandlingsenhet är rekommendationen att ha samma rutiner och arbetssätt för ramavtal och upphandlingar i alla tre kommunerna. 

Gemensamma åtgärder i de tre kommunerna blir att förtydliga ansvarsuppdelning mellan upphandlingsenheten och verksamheterna. 

Rollerna och mandat för inköpare och beställare ska också förtydligas.

Fortlöpande utbildning av personer som gör inköp och upphandlingar ska genomföras. Kommunernas upphandlingschef kommer att få i uppdrag att ta fram lämpliga åtgärder för att höja kompetensen i upphandlingsfrågor. Ansvarsuppdelningen mellan upphandlingsenheten och verksamheterna ska förtydligas.

Dokumentationen ska bli bättre. Fakturor ska vara specificerade mot gällande avtal. 

– Vi kan i dagsläget inte se att kommunen förlorat några större belopp rent ekonomiskt. Det har skett felaktiga utbetalningar men på grund av bristfällig dokumentation går det inte att se exakt hur mycket. Kommunen kan i vissa fall även ha tjänat ekonomiskt på att ramavtalen ändrats, även om det strider mot upphandlingsreglerna och det beklagar vi, säger kommundirektör Peter Karlsson i Mora.

– Jag har valt att polisanmäla händelserna i Mora kommun för att en utomstående ska kunna utreda om det har skett något som strider emot lagen i samband med hanteringen av fiberavtalen, säger Peter Karlsson.

Dela med andra
  • Dela på Google
  • Dela på LinkedIn

Kommentera sidan

Om det är något du vill meddela oss, hittat något fel eller saknas information kan du använda dig av det här formuläret. Om du vill ha återkoppling på din kommentar vänligen fyll i din mailadress.

Vi tar tacksamt emot all feedback.

// Vänliga hälsningar kommunikationsenheten Mora kommun

Sidan uppdaterad den 31 maj 2018.

Sök på webbplatsen

Kontaktinformation

  • Peter Karlsson Kommundirektör
    Kommunledningskontoret
    Badstugatan 2
    792 80 Mora
    Tel: 0250-261 03

Visste du att....

... den senaste minnesstenen i Dalarna med anknytning till Gustav Vasas äventyr restes i Kättbo 1934? Till minne av skidåkarna Lars och Engelbrekt som sägs vara de som hann upp den blivande kungen i Sälen vid årsskiftet 1520-1521.

Mora Kommun, 792 80 Mora, Besöksadress: Fredsgatan 16, Tel: 0250-260 00 kl 07.45-16.30, Fax: 0250-186 42, E-post:
Org. nr: 212000-2213