Tillgänglig pdf
Oftast är det bäst att publicera en text direkt på en webbsida. Men ibland är det bättre att länka vidare till en pdf-fil, till exempel om du ska publicera en stor rapport. Då är det viktigt att pdf:en är tillgänglig för många typer av läsare.
På sikt vill vi ha en webbplats som i så stor utsträckning som möjligt är fri från dokument. Var sparsam med att länka till andra format, överväg alltid först om:
- Informationen kan läggas in som en vanlig webbsida istället.
- Informationen överhuvudtaget behövs på webbplatsen.
Endast pdf-filer
De dokument som trots allt måste finnas på webbplatsen ska vara i formatet pdf, inget annat. Pdf-filer ska i första hand användas för rapporter och broschyrer. De kan också användas för blanketter om det inte går att skapa motsvarande formulär som ett html-formulär.
En tillgänglig pdf är sökbar och läsarvänlig
Det finns två huvudsakliga skäl till att tillgänglighetsanpassa sina pdf-filer:
- De blir mer läsarvänliga, framför allt för dem som använder skärmläsare.
- De blir sökbara och genererar träffar i sökmotorer.
En tillgänglig pdf hjälper skärmläsare att hitta rätt i dokumentet. Den ger information om vad som är rubriker, brödtext och bilder. Den talar även om för skärmläsaren i vilken ordning och på vilket språk dokumentet ska läsas.
Tala om för dokumentet vad de olika delarna är. Det gör du genom att använda de formatmallar som finns. I Word gör du så här:
- Använd dig av formatmallarna för rubriker, punktlistor och innehållsförteckning. Ställ in rubriknivåerna så att det blir skillnad på huvudrubrik och underrubriker, både grafiskt och i formateringen.
- Ställ in marginalerna och låt raderna vara cirka 50–70 tecken långa. Det ger bättre läsbarhet, särskilt när texterna ska läsas på skärm.
- Begränsa antalet typsnitt och teckenstorlekar – ett typsnitt för rubriker och ett annat för brödtext brukar vara lagom.
- Se till att dokumentet är inställt på rätt språk. En skärmläsare läser på det inställda språket, oavsett vilket språk som texten är skriven på.
- Skriv alt-texter om du har bilder i dokumentet. Högerklicka på bilden och välj "Redigera alternativtext". Det gör bland annat att en skärmläsare kan berätta vad bilden föreställer.
- Skapa pdf:en genom att välja "Spara som" och välja pdf som filformat.
- Ge dokumentet ett namn som speglar innehållet.
Klarspråk
Utöver det ska du naturligtvis följa rekommendationerna för klarspråk när du skriver. En vårdad, enkel och begriplig text ökar både sökbarheten och läsbarheten, vare sig det är en pdf eller webbsida.
Ett bra verktyg för att se om din PDF-fil är tillgänglig är webbplatsen PDF-kollen.se Länk till annan webbplats.. Webbplatsen scannar av pdf-dokumentet utifrån de krav på tillgänglighet som finns i Webbriktlinjerna Länk till annan webbplats.. PDF-kollen signalerar eventuella brister och ger tips på hur du rättar till bristerna.
Vid granskning av dokument hanteras det via krypterad anslutning av ett script som ligger på en Microsoft Azure server med datacenter i Europa. Granskningen sker helt maskinellt och dokumentet sparas inte efter genomförd granskning. Det innebär att ingen läser dokumentet under granskningen, samt att dokumentet inte går att komma åt eller hämta fram efter genomförd granskning.
PDF-kollen.se är en webbplats utvecklad av företaget Stelacon, utvecklingsarbetet finansierades av Post- och Telestyrelsen.
Tillgänglighetskontroll i Adobe Acrobat Pro
Du som använder Adobe Acrobate Pro kan göra tillgänglighetskontroll och justeringar för att rätta till tillgänglighetsbrister med hjälp av Tillgänglighetskontrollen som finns under Verktyg/Tillgänglighet/Fullständig kontroll i högerkanten.
Instruktion Tillgänglighetskontroll Länk till annan webbplats.